NPW System e B-Tan  - Gli strumenti per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

Questo sito è composto da due sezioni, la prima per presentarci e farci conoscere e l'altra per presentare il nostro Software (NPW) e la nostra attività.

La nostra attività è indirizzata a fornire soluzioni tecniche ed assistenza alle Organizzazioni Non Profit, utilizzando il Software da noi realizzato, prestando consulenza e formazione a coloro che sono istituzionalmente chiamati a tenere la contabilità di progetto e a rendicontare ai Donors, offrendo assistenza e collaborazione sia in sede che in loco.

Nelle pagine seguenti  troverete i riferimenti agli autori e la spiegazione del sistema di programmi realizzati, per conoscere le potenzialità e gli ambiti di applicazione. Se siete interessati a ricevere maggiori informazioni scriveteci all'indirizzo segnalato a piè di pagina, se invece necessitate di supporto tecnico potete accedere alle pagine ad esso dedicate o scrivere all'area tecnica di supporto, che fornirà le risposte ai vostri dubbi o quesiti.

Le pagine del nostro sito sono volutamente schematiche e povere di immagini. E' una scelta non casuale per facilitare la loro apertura. Le immagini rallentano l'accesso e se è vero che da noi le tecnologie più avanzate consentono di scaricare rapidamente le pagine Web, contenenti belle immagini o disegni di grafica, ciò non è possibile in paesi che utilizzano connessioni ad internet con una velocità pari a un decimo di quelle a cui noi siamo abituati. Abbiamo sostituito inoltre i Menù a tendina perché macchinosi e poco precisi.

Lo scopo di questo sito non è puramente quello di divulgare l'informazione sul programma, bensì anche quello di fornire supporto agli utenti, per cui abbiamo prestato la necessaria attenzione alla sua accessibilità anche nelle condizioni più disagiate.

Le Esperienze con NPW – Funzionamento  e Personalizzazioni

Il software NPW è uno strumento rigoroso che è utilizzato per gestire la contabilità di progetto. Il progetto è al centro dell’attenzione sotto ogni profilo, infatti utilizzando il programma è possibile inerire nel DataBase tutte le informazioni sulla durata, le attività da svolgere, il budget a disposizione, le scadenze amministrative e gli ordini/contratti emessi o stipulati per il raggiungimento degli obbiettivi del progetto.

I progetti possono essere progetti cofinanziati, in team con altre organizzazioni, oppure possono essere promossi dalla Ong grazie alla propria raccolta fondi o per il SAD (Sostegno a Distanza).

Ma l’ONG non è solo progetti, deve svolgere attività di raccolta fondi, può svolgere attività accessorie ed ha una struttura che le consente di svolgere le proprie attività. Queste informazioni sono riunite e nell’insieme rappresentano il complesso della struttura, che può essere riassunto con il bilancio di esercizio ottenuto seguendo lo schema proposto dall’Agenzia delle Onlus,a cui Npw fa riferimento.

Esistono tuttavia meccanismi interni alle Ong che le portano ad avere comportamenti difformi ed abitudini che le differenziano molto tra di loro. Ci sono quelle Ong che centralizzano tutte le attività, ci sono invece quelle che hanno decentrato completamente le attività di sviluppo e controllo dei progetti, ci sono quelle che effettuano il monitoraggio degli  gli oneri dall’inizio alla fine del progetto, ci sono quelle che si fermano al confine di Stato.

Nel fare la contabilità del progetto, soprattutto quelli che presuppongono attività nei paesi obiettivo dell’Ong che possono essere nei Balcani, in Africa nel medio Oriente, le Ong possono stabilire di mantenere sotto controllo e di contabilizzare dettagliatamente le attività realizzate, recependo la contabilità analitica dei singoli rendiconti, ma esistono anche ONG che contabilizzano come speso il mero invio di fondi ai paesi destinatari.

Tra i due estremi si incontrano comportamenti più o meno orientati verso il primo od il secondo comportamento. Npw consente di gestire tutte queste situazioni, ma è stato impostato per dare il massimo delle informazioni dettagliatamente. A tale scopo la contabilità può essere tenuta in Italia o in loco, per quest’ultimo sono stati creati degli strumenti ad hoc.

Nel programma da utilizzare in loco sono inserite tutte le funzioni necessarie per la contabilità e la rendicontazione e le funzioni per creare in loco in nuovi progetti e per la pianificazione finanziaria.

Oltre al programma per il loco sono stati studiati dei formati standard in excel per la creazione ed il caricamento dei Budget di progetto e per l’inserimento della contabilità di un singolo progetto oppure di una sede importandola direttamente dai files di Excel standardizzati.

Oltre a ciò è possibile realizzare degli strumenti personalizzati per la contabilizzazione dei files già in uso presso la ONG , se essi contengono le informazioni necessarie per comporre una registrazione di prima nota di progetto.

Oltre all’attività di gestione dei progetti Npw svolge l’attività di controllo e monitoraggio. Con apposite procedure è possibile ottenere le informazioni dettagliate sullo stato di avanzamento dei progetti e sulla situazione economica e finanziaria della Ong evidenziando i rischi.

Alla base di tutto c’è la contabilità analitica, che consente di estrapolare i dati per le valutazioni del caso, come il rispetto dei termini per la realizzazione delle attività, lo stato finanziario del singolo progetto (anticipazione Ong, ritardo negli incassi, ritardi nello svolgimento delle attvità…).

E’ anche possibile creare una base narrativa ed uno scadenziario delle attvità.

Un capitolo a parte è rappresentato dalla gestione delle Donazioni da privati. Si può procedere ad effettuare semplicemente la contabilizzazione mantenendo traccia del donatore, oppure si può decidere di organizzare una vera e propria attività di gestione dei Donatori, classificandoli per area di interesse, per tipologia, per settori e sotto-settori. Queste classificazioni parziali o totali, consentono di avviare delle attività di promozione con mailing e comunicazioni ai sostenitori. Oltre a ciò è possibile utilizzare i dati per la gestione della contabilità riguardante i Sostegni a Distanza o le semplici attività di raccolta fondi finalizzate alla realizzazione dei progetti finanziati in proprio dalla ONG.

Tutto questo è stato realizzato in anni di esperienza nelle ONG, sia in Italia che in loco, con rapporti costanti e continuativi con organizzazioni quali Alisei, Asia, Cosv, Coordinamento Cipsi, Intersos e Cooperazione e Sviluppo, solo per citarne alcune.

Il software è il risultato di un grosso impegno, inizialmente rivolto alla realizzazione di tutti gli strumenti necessari per una corretta gestione dei dati, dal 2011 lo sforzo è stato indirizzato alla stabilità dei dati e delle funzioni, ora stiamo lavorando per la migrazione agli strumenti più recenti forniti dalla Microsoft, ma non saranno pubblicati sin tanto che non saranno testati ed il livello di stabilità non sarà pari a quello attualmente raggiunto.  

NPW 2020 - l'ultima release

Il software NPW, nato come idea nel 2002, è stato sviluppato ed adeguato alle norme ed ai bisogni delle ONG, ora, dopo un lungo percorso di migrazione e di test, è disponibile nella versione NPW 2020.

I cambiamenti sono stati numerosi, sia nel funzionamento perchè le tecnologie più recenti sono decisamente più performanti, ma anche nella struttura del software, che è stato ridisegnato per semplificare l'accesso alle funzionalità offerte dal programma.

1) Vantaggi delle nuovo linguaggio di programmazione

 

La migrazione dal linguaggio di programmazione iniziale, Visual Basic 6, alle versioni più recenti non è stata indolore. Per un lungo periodo è stato necessario mantenere il software scritto con il linguaggio iniziale, contemporaneamente è stato necessario riscrivere completamente il programma cambiando le Griglie di visualizzazione dei dati, i Menù a tendina e buona parte dell'accesso ai database ed agli strumenti esterni, come i files di Excel, Word e di testo.

 

E' stato un percorso impegnativo, per mantenere allineati le due versioni del programma. Il risultato finale però è stato definito impressionante. Attività, come l'esportazione in excel dei dati, ora vengono compiute in pochi secondi, massimo pochissimi minuti quando occorre esportare centinaia di migliaia di righe, nella versione originale occorreva molto tempo, anche decine e decine di minuti, se non ore. Questo è un vantaggio notevole, perchè i files di Excel, che sono di uso corrente, diventano parte integrante dell'intero sistema, senza gravare sui tempi del loro utilizzo.

 

Un ulteriore vantaggio è dato dall'accesso asincrono al database e dalle migliori prestazioni dell'accesso al Database di SQL in genereicrosoft SQL hanno sostituito il dati esportati in Microsoft Access, semplificando la trasmissione dei dati ed il tempo di creazione dei files. .

 

Le griglie che visualizzano i dati sono facilmente esportabili in Excel, è possibile applicare i filtri alle colonne, la gestione dei campi di Flag (Sì oppure No, Aperto oppure Chiuso) avviene con un semplice click.

 

2) Vantaggi della nuova struttura del software

I pacchetti di NPW 2020 sono stati modificati, riunendo le funzioni del software in due versioni fondamentali ed un numero essenziali di programmi a supporto:

- Npw 2020 per la sede centrale

- Npw Basic 2020 per le sedi locali

- Configura Memoria SQL, che consente di gestire la quantità di memoria utilizzata da SQL sul server, ottimizzando i tempi di risposta

- Npw Admin 2020 che per ora è mantenuto distinto dalle altre funzioni del software e che gestisce le impostazioni di base e le autorizzazioni degli utenti

- Npw Backup che può essere schedulato sul Server e che esegue un Backup dei Database caricati, inserendo nel nome del Backup il nome del giorno della settimana, in questo modo si conserva lo storico dell'ultima settimana

 

Le attività di sincronismo dati sono state modificate ed inserite nel programma sia in sede che in loco. La progettazione del sincronismo dati tra la Sede centrale e le sedi periferiche si basava su funzionalità di SQL che però non sono più disponibili nelle versioni recenti di SQL. Il rischio era quello di perdere il know how, frutto di un anno di programmazione e di test. Questo limite è stato superato, è ora possibile utilizzare qualunque versione recente di Microsoft Sql Server, l'accorgimento necessario è quello di installare su ogni macchina che dispone di Databases la medesima versione, perchè il movimento dati è fatto utiliizzando i files di Backup, anzichè eportando i dati in files di Microsoft Access, come avveniva nel passato. 

 

La grafica di NPW si basa sui PULSANTI inseriti in appositi Menù. Questa cosa è rimasta, tuttavia il programma è stato ridisegnato, per limitare la necessità di chiudere e riaprire maschere, riducendo il numero di passaggi. Le modifiche più evidenti sono nelle maschere di inserimento contabilità, dove l'accesso alle procedure guidate avviene all'interno della maschera di inserimento dati, le maschere di Rendicontazione e le Visualizzazioni, l'anima del programma.

 

Originariamente le visualizzazioni dei dati utilizzavano circa venti pulsanti, ad ogni pulsante era associata una maschera, ma questo comportava una disponibilità limitata di funzioni. E' stato necessario almeno un anno di progettazione e di test, forse di più, il risultato finale però è stato notevole: da una singola maschera è possibile visualizzare i dati, per totali o nel dettaglio, un insieme di Flag e di Menù a tendina, oltre a dei campi di testo, consentono di applicare i filtri ottenendo in tempo rapido le informazioni utili nel fare i controlli. All'interno della stessa maschera è possibile inoltre Stampare le Cover, a cui attaccare le pezze a supporto, Visualizzare i Dati Solo Hq oppure Solo Loco ed altre utility che rendono questa maschera la parte centrale e fondamentale del Software.

 

Nella nuova versione è stata implementata la Pianificazione Mensile degli oneri di progetto, essa viene automaticamente confrontata con lo speso reale. Nel caso in cui i periodi contabili siano chiusi, la pianificazione viene aggiornata automaticamente, tenendo conto delle differenti tipologie di transazioni, cash, valorizzate o recupero di oneri di struttura pagati con fondi della ONG.