NPW System e B-Tan  - Gli strumenti per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

Acquistare il Software NPW significa adottare un sistema di Contabilità e di Controllo di Gestione specifico per le ONG. I modi di funzionamento e di organizzazione sono differenti, per ciascuna di essa, in NPW sono state recepite le loro necessità ed è pertanto adatto a qualsiasi tipo di organizzazione:

1. Tutte le attività sono definite nella sede centrale, il loco non fornisce alcuna informazione, la contabilità è fatta in Euro e gli invii ai beneficiari sono registrati senza rilevare ulteriormente il loro reale utilizzo. E' una situazione non ottimale e che espone l'Organizzazione a rischi imponderabili.

2. Tutte le attività sono definite in sede centrale, ma il loco rileva puntualmente le attività svolte ed invia alla sede centrale la contabilità, che viene acquisita in modo riepilogativo oppure dettagliato. Il monitoraggio ed il controllo viene fatto in sede centrale oppure in loco.

3. Tutte le attività sono ottenute, avviate, gestite e monitorate nelle sedi periferiche. La sede centrale acquisisce le informazioni solo ai fini di bilancio.

NPW è in grado di gestire queste situazioni, la sola differenza è rappresentata dal grado di utilizzo del programma. Nella fase iniziale non è consigliabile sconvolgere le proprie abitudini e la propria organizzazione, al contrario è molto meglio avviare l'utilizzo utilizzando le funzioni necessarie e man mano che le competenze crescono  introdurre nuove attività e funzioni.

Il Software NPW è lo strumento utile per:

1. La Contabilità

2. Il Bilancio

3. I Rendiconti

4. La pianificazione

5. La Comunicazione

6. Il Controllo di Gestione

La peculiarità di NPW è costituita dal fatto che l'inserimento dei dati contabili è unico sia ai fini del Bilancio che ai fini della rendicontazione e che la contabilità è organizzata per progetto, pertanto tutte le funzioni che devono utilizzare i dati contabili devono lavorare in armonia. L'utilizzo consiste in:

1. Rilevare le operazioni che hanno valenza contabile

2. Pianificare e monitorare i flussi di cassa tra le sedi

3. Utilizzare le scritture contabili per i controlli ed i Bilanci

4. Utilizzare le scritture contabili per i Rendiconti

5. Utilizzare i valori contabili per la comunicazione

Le funzioni coinvolte sono:

1. Direzione

2. Responsabile Amministrativo

3. Responsabile della Comunicazione

4. Responsabile del Controllo di Gestione

5. Responsabile della Progettazione

6. Responsabile delle Rendicontazioni

7. Coordinatori Area, Paese, Sede

8. Desk

9. Capi Progetto

10. Amministrativi in Sede ed in Loco

Gli amministrativi hanno certamente la forma mentis per imputare e manipolare le informazioni con il solo ed unico scopo di predisporre i dati per il Bilancio, però con NPW il loro lavoro diventa anche la base per i Rendiconti, pertanto al momento della rilevazione contabile dovranno disporre delle informazioni necessarie per poter movimentare in modo appropriato i progetti a cui le operazioni devono essere imputate.

Per i rendiconti economico/finanziari occorre utilizzare i dati inseriti in contabilità, con la possibilità di adattarli al rendiconto, ma senza vanificare l'attività svolta dagli amministrativi. I responsabili per i rendiconti hanno pertanto a disposizione le scritture contabili ed alcuni campi ch sono stati inseriti proprio ed esclusivamente per la rendicontazione (La data per il report ad esempio).

La funzione amministrativa necessita che i dati siano inseriti puntualmente d in modo ordinato, chi prepara i rendiconto ha una visione più limitata dei dati ed è portato per sua natura ad eliminare le registrazioni che non sono funzionali al suo scopo, ma se così facesse renderebbe vano il lavoro dell'amministrativo, che ha tutt'altro scopo. NPW previene azioni non coerenti con gli obiettivi generali.

I responsabili della comunicazione sono impegnati a svolgere le attività di divulgazione delle informazioni sulle attività della organizzazione oppure a mantenere i contatti con i la rete di amici e di sostenitori. NPW mette a disposizione le informazioni necessarie, fornendo anche gli strumenti per effettuare operazioni mirate di comunicazione e di mailing.

Il responsabile del Controllo di Gestione ha lo scopo di verificare che siano stati rispettati i termini dei progetti, che le attività si svolgano con regolarità e nel rispetto degli accordo e della progettazione e che i budget siano rispettati. I Budget generalmente sono determinati dai Donor, ma è possibile anche definire i budget di ciascun progetto gestito con fondi propri. I Budget determinano i valori di riferimento da utilizzare per pianificare i flussi finanziari per i progetti e tra le sedi, la pianificazione evidenzia le situazioni ed i rischi. NPW fornisce tabelle riassuntive che effettuano automaticamente il confronto ed il controllo delle attività e dei flussi e gli strumenti per approfondire l'analisi dei dati.

Il Responsabile della progettazione utilizza le informazioni ricavate da NPW integrate con i valori dello storico ed il pregresso dell'organizzazione per classificare le attività svolte, in modo più o meno aggregato con lo scopo di spiegare le capacità realizzative dell'organizzazione.