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"Il sistema realizzato punta al risparmio"

Non è una semplice dichiarazione di natura commerciale, ma è un principio che sta alla base della nostra filosofia.

Risparmio significa liberare risorse, per utilizzarle in altre attività, oppure contenere i costi.

Tipicamente le ONG sono chiamate a tenere una doppia contabilità, perché i programmi di Contabilità e Bilancio non prevedono la contabilità di Progetto. Npw invece realizza entrambe le contabilità con un unico Input dei Dati.

Questo importante risvolto, di carattere organizzativo, consente ulteriori vantaggi, come la possibilità di presentare tempestivamente i rendiconti ai Donors, con evidenti effetti finanziari positivi.

Npw consente inoltre di utilizzare risorse locali per la tenuta della contabilità, con ritorni economici e sociali non irrilevanti.

Un altro risparmio realizzabile è dovuto al contenimento dei consumi di carta, con impatto economico e sociale non indifferente. La carta costa ed è  una merce ad alto impatto ambientale, soggetta negli ultimi anni ad altissimi incrementi di prezzo.

Abbiamo allora pensato di realizzare procedure che consentissero di svolgere la maggior parte delle attività direttamente a video.

Molto spesso i programmi consentono di stampare un numero inverosimile di pagine, che tuttavia mai nessuno leggerà perché eccedono la capacità di concentrazione. Allora è stato introdotto  un accorgimento che consente di effettuare a video le operazioni che generalmente vengono fatte sugli stampati.

Apposite maschere visualizzano i dati, consentendo di inserire o togliere le spunte per verificare la corrispondenza tra i valori inseriti e i documenti cartacei prodotti da terzi (Estratti conti, un insieme di fatture e ricevute ecc..). Nel corso del lavoro di spunta è possibile anche accedere direttamente alle maschere di correzione delle registrazioni, minimizzando i tempi di aggiornamento.

Il risultato che si ottiene è quello di semplificare notevolmente le attività di verifica e di correzione, riducendo i tempi ed inoltre vengono ridotti drasticamente i consumi di materiali come la carta e le cartucce delle stampanti.

I lavori di stampa saranno limitati alle occasioni in cui sarà essenziale riprodurre i dati su supporto cartaceo (nulla vieta di farlo prima, ma sarebbe buona prassi evitarlo).

Un'alternativa alle visualizzazioni è rappresentata dalla possibilità di esportare i dati in Files di Word e di Excel, organizzandoli in molti modi appropriati agli usi più disparati.

Anche questa possibilità rappresenta un'alternativa all'uso della Carta Stampata, ma a differenza delle visualizzazioni i risultati delle vostre modifiche non sono immediati, pertanto per aggiornare il DB dovrete verificare i dati che avete rettificato nei files ottenuti dall'esportazione ed aggiornare le registrazioni all'interno del DB.

E' un processo più macchinoso e rischioso, perché non è detto che ve le ricordiate tutte,  con la conseguenza che i dati della contabilità non corrisponderebbero al vostro file. La strada più efficace e rapida per effettuare i controlli è senza dubbio l'utilizzo delle procedure di visualizzazione e spunta dei dati.

 

 

                        

NPW System(r)  di Stefano Motta - P.O.BOX 99 Iringa (Tanzania)

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