NPW System - il software per le Organizzazioni Non Governative

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NPW - Lo strumento per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

 

 

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Il sistema Npw

 

Questo sito è composto da due sezioni, la prima per presentarci e farci conoscere e l'altra per presentare il nostro Software (NPW) e la nostra attività.

 

La nostra attività è indirizzata a fornire soluzioni tecniche ed assistenza alle Organizzazioni Non Profit, utilizzando il Software da noi realizzato, prestando consulenza e formazione a coloro che sono istituzionalmente chiamati a tenere la contabilità di progetto e a rendicontare ai Donors, offrendo assistenza e collaborazione sia in sede che in loco.

 

Nelle pagine seguenti  troverete i riferimenti agli autori e la spiegazione del sistema di programmi realizzati, per conoscere le potenzialità e gli ambiti di applicazione. Se siete interessati a ricevere maggiori informazioni scriveteci all'indirizzo segnalato a piè di pagina, se invece necessitate di supporto tecnico potete accedere alle pagine ad esso dedicate o scrivere all'area tecnica di supporto, che fornirà le risposte ai vostri dubbi o quesiti.

 

Le pagine del nostro sito sono volutamente schematiche e povere di immagini. E' una scelta non casuale per facilitare la loro apertura. Le immagini rallentano l'accesso e se è vero che da noi le tecnologie più avanzate consentono di scaricare rapidamente le pagine Web, contenenti belle immagini o disegni di grafica, ciò non è possibile in paesi che utilizzano connessioni ad internet con una velocità pari a un decimo di quelle a cui noi siamo abituati. Abbiamo sostituito inoltre i Menù a tendina perché macchinosi e poco precisi.

 

Lo scopo di questo sito non è puramente quello di divulgare l'informazione sul programma, bensì anche quello di fornire supporto agli utenti, per cui abbiamo prestato la necessaria attenzione alla sua accessibilità anche nelle condizioni più disagiate.

 

Le Esperienze con NPW – Funzionamento  e Personalizzazioni

 

Il software NPW è uno strumento rigoroso che è utilizzato per gestire la contabilità di progetto. Il progetto è al centro dell’attenzione sotto ogni profilo, infatti utilizzando il programma è possibile inerire nel DataBase tutte le informazioni sulla durata, le attività da svolgere, il budget a disposizione, le scadenze amministrative e gli ordini/contratti emessi o stipulati per il raggiungimento degli obbiettivi del progetto.

 

I progetti possono essere progetti cofinanziati, in team con altre organizzazioni, oppure possono essere promossi dalla Ong grazie alla propria raccolta fondi o per il SAD (Sostegno a Distanza).

 

Ma l’ONG non è solo progetti, deve svolgere attività di raccolta fondi, può svolgere attività accessorie ed ha una struttura che le consente di svolgere le proprie attività. Queste informazioni sono riunite e nell’insieme rappresentano il complesso della struttura, che può essere riassunto con il bilancio di esercizio ottenuto seguendo lo schema proposto dall’Agenzia delle Onlus,a cui Npw fa riferimento.

 

Esistono tuttavia meccanismi interni alle Ong che le portano ad avere comportamenti difformi ed abitudini che le differenziano molto tra di loro. Ci sono quelle Ong che centralizzano tutte le attività, ci sono invece quelle che hanno decentrato completamente le attività di sviluppo e controllo dei progetti, ci sono quelle che effettuano il monitoraggio degli  gli oneri dall’inizio alla fine del progetto, ci sono quelle che si fermano al confine di Stato.

 

Nel fare la contabilità del progetto, soprattutto quelli che presuppongono attività nei paesi obiettivo dell’Ong che possono essere nei Balcani, in Africa nel medio Oriente, le Ong possono stabilire di mantenere sotto controllo e di contabilizzare dettagliatamente le attività realizzate, recependo la contabilità analitica dei singoli rendiconti, ma esistono anche ONG che contabilizzano come speso il mero invio di fondi ai paesi destinatari.

 

Tra i due estremi si incontrano comportamenti più o meno orientati verso il primo od il secondo comportamento. Npw consente di gestire tutte queste situazioni, ma è stato impostato per dare il massimo delle informazioni dettagliatamente. A tale scopo la contabilità può essere tenuta in Italia o in loco, per quest’ultimo sono stati creati degli strumenti ad hoc.

 

Nel programma da utilizzare in loco sono inserite tutte le funzioni necessarie per la contabilità e la rendicontazione e le funzioni per creare in loco in nuovi progetti e per la pianificazione finanziaria.

 

Oltre al programma per il loco sono stati studiati dei formati standard in excel per la creazione ed il caricamento dei Budget di progetto e per l’inserimento della contabilità di un singolo progetto oppure di una sede importandola direttamente dai files di Excel standardizzati.

 

Oltre a ciò è possibile realizzare degli strumenti personalizzati per la contabilizzazione dei files già in uso presso la ONG , se essi contengono le informazioni necessarie per comporre una registrazione di prima nota di progetto.

Oltre all’attività di gestione dei progetti Npw svolge l’attività di controllo e monitoraggio. Con apposite procedure è possibile ottenere le informazioni dettagliate sullo stato di avanzamento dei progetti e sulla situazione economica e finanziaria della Ong evidenziando i rischi.

 

Alla base di tutto c’è la contabilità analitica, che consente di estrapolare i dati per le valutazioni del caso, come il rispetto dei termini per la realizzazione delle attività, lo stato finanziario del singolo progetto (anticipazione Ong, ritardo negli incassi, ritardi nello svolgimento delle attvità…).

 

E’ anche possibile creare una base narrativa ed uno scadenziario delle attvità.

 

Un capitolo a parte è rappresentato dalla gestione delle Donazioni da privati. Si può procedere ad effettuare semplicemente la contabilizzazione mantenendo traccia del donatore, oppure si può decidere di organizzare una vera e propria attività di gestione dei Donatori, classificandoli per area di interesse, per tipologia, per settori e sotto-settori. Queste classificazioni parziali o totali, consentono di avviare delle attività di promozione con mailing e comunicazioni ai sostenitori. Oltre a ciò è possibile utilizzare i dati per la gestione della contabilità riguardante i Sostegni a Distanza o le semplici attività di raccolta fondi finalizzate alla realizzazione dei progetti finanziati in proprio dalla ONG.

 

Tutto questo è stato realizzato in anni di esperienza nelle ONG, sia in Italia che in loco, con rapporti costanti e continuativi con organizzazioni quali Alisei, Asia, Cosv, Coordinamento Cipsi, Intersos e Cooperazione e Sviluppo, solo per citarne alcune.

 

Il software è il risultato di un grosso impegno, inizialmente rivolto alla realizzazione di tutti gli strumenti necessari per una corretta gestione dei dati, dal 2011 lo sforzo è stato indirizzato alla stabilità dei dati e delle funzioni, ora stiamo lavorando per la migrazione agli strumenti più recenti forniti dalla Microsoft, ma non saranno pubblicati sin tanto che non saranno testati ed il livello di stabilità non sarà pari a quello attualmente raggiunto.

 

 

                        

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