NPW System e B-Tan  - Gli strumenti per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

Convenzioni e regole di base:

Per la loro realizzazione abbiamo adottato alcuni accorgimenti e convenzioni che è bene conoscere:

Basati entrambi su DataBase di Microsoft Sql Server, richiedono l’installazione del gestore di DataBase sul Server oppure in un computer stand Alone, nel caso ci sia un solo utente, ed inoltre i pacchetti di Microsoft Office.

I due programmi hanno interfacce, che chiamiamo Menù, dove si trovano i Pulsanti per aprire le interfacce successive. Dalla grafica dei pulsanti si capisce cosa si sta eseguendo, aprire una maschera, visualizzare dei dati, importare o esportare i dati in Excel o Word, Salvare o cancellare, stampare.

Per convenzione ogni riga delle tabelle è identificata da un codice numerico univoco, se nelle maschere occorre selezionare un valore alfanumerico viene fatto utilizzando i menù a tendina, dove appare l’elenco dei campi, cliccando sul campo desiderato si riceve il valore numerico ad esso associato.

Generalmente nei menù a tendina è possibile utilizzare il pulsante F3 per aggiungere un nuovo valore ai campi già disponibili, si aprirà una maschera da utilizzare per caricarlo, quando verrà chiusa si tornerà nella posizione iniziale ed il nuovo valore sarà immediatamente disponibile.

Diciamo generalmente perché se il dato da aggiungere è un dato complesso, da cui dipendono altri valori oppure conoscenze specifiche, questa cosa non è possibile, per esempio aggiungere un progetto che necessita del Budget per essere utilizzato in contabilità.

Con il tasto F8 è possibile filtrare i valori contenuto dall’elenco, funzione utile quando l’elenco è molto lungo, con il carattere % e poi F8 vengono ricaricati tutti i valori, rimuovendo i filtri.

I campi che hanno lo sfondo bianco sono attivi ed è possibile utilizzarli, quelli con lo sfondo azzurro devono essere obbligatoriamente riempiti altrimenti non si potrà salvare i valori nel DataBase, quelli con sfondo giallo sono solo informazioni disponibili, ma non è possibile accedere direttamente.

Capita per esempio che si scelga un conto inserendo nella contabilità, automaticamente saranno mostrati in due campi con sfondo giallo il Budget Disponibile ed il Saldo contabile.

Un formato di controlli importante è rappresentato dalle griglie di dati. Nelle griglie sono mostrati valori ricavati dal DataBase, se lo sfondo è giallo per correggere è necessario fare doppio clic con il mouse su una riga, in tal modo è possibile procedere a correggere e salvare la correzione.

Posizionando si su una riga e digitando Ctrl+? verrà mostrato l’elenco delle attività che si possono compiere con ulteriori comandi. Ad esempio digitando Ctrl+d sarà cancellata la riga, Ctrl+G si aprirà la maschera per inserire un giroconto. Se nella griglia ci sono campi flag è sufficiente cliccare sul campo ed il valore sarà attivo oppure disattivo. Con Ctrl+z è possibile flaggare tutte le righe, con Ctrl+x vengono azzerati tutti i flag.

Generalmente è possibile filtrare i campi contenuti nelle griglie, eccetto nella visualizzazione della contabilità dettagliata perché alcune colonne possono contenere decine di migliaia di dati, occorrerebbe troppo tempo per caricare i filtri. Le colonne possono anche essere spostate, i valori della griglia sono facilmente esportabili in files di Excel in pochi secondi.

                                                                                       NPW System

È il pacchetto gestionale realizzato per le ONG sin dal 2002. Il suo sviluppo è iniziato durante una missione in Etiopia e poi è proseguito grazie al sostegno ed al contributo di alcune ONG.

NPW System è un gestionale completo, che utilizzando le tabelle di base popolate in modo guidato consente di gestire la contabilità per arrivare a redigere i Bilanci, I piani Finanziari ed i Rendiconti dei singoli progetti o di progetti raggruppati in un unico rendiconto.

Le Gerarchie interne

Il primo passo è stato stabilire le gerarchie interne all’organizzazione. Escludendo la possibilità di utilizzare un DataBase pubblico a cui accedere da remoto, è stato impostato un sistema di sincronismo dei dati, stabilendo le prevalenze, chi comanda su chi.

Abbiamo escluso la scelta di avere un DataBase pubblico perché la maggior parte delle informazioni sono inserite in loco, in paesi in cui l’accesso ad internet non è stabile, è lento ed oltre modo costoso. Se accediamo al DataBase da remoto inevitabilmente generiamo traffico internet, magari occorre visualizzare la contabilità ed allora si ricevono migliaia di righe, poi dobbiamo correggerle, allor altro traffico, poi dobbiamo esportare i dati in Excel e quindi altro traffico, il tutto in modo oneroso  e con tempi lunghi di risposta.

Allora abbiamo stabilito che nel DataBase centrale sono impostati i dati, in modo che essi siano disponibili e filtrati per installare il DataBase ed il software in loco. L’operazione avviene creando un file di SQL che sarà utilizzato anche per ricevere e mandare gli aggiornamenti.

La Sede Centrale prevale su tutti i livelli successivi,in caso di conflitto sovrascrive, il Coordinamento d’area dipende dalla sede centrale, ma prevale sulle sedi periferiche e sui fields, la sede periferica dipende dai livelli precedenti, ma prevale sui fields, i fields caricano i dati, che saranno approvati dai livelli superiori.

Nel DataBase esiste pertanto una sede centrale, diverse sedi che hanno il ruolo assegnato creando la struttura dei coordinamenti e delle sedi. Due campi sono fondamentali per consentire il traffico di dati, la sede competente a gestire le attività e la sede dove l’attività viene svolta in realtà Per esempio un Progetto sviluppato a Lusaka avrà sede di competenza Lusaka, ma uno stipendio pagato a Roma nella sede centrale avrà come field Roma. Ciò è utile anche quando si devono preparare i bilanci per paese, da auditare perché richiesto dalle autorità locali.

I Progetti

Il software è stato realizzando mettendo al centro dell’attenzione i Progetti.

Collaborando con il Prof. Propersi dell’Università Cattolica di Milano, per la definizione delle norme e dei regolamenti poi adottati dall’Agenzia delle Onlus, abbiamo classificato i progetti identificando le cinque aree:

1.       Attività Caratteristica

2.       Fund Raising

3.       Attività accessorie

4.       Sopravvenienze attive e passive, interessi attivi e passivi

5.       Oneri di struttura

Nell’area 1 Attività caratteristica sono identificati due tipi di progetti, quelli cofinanziati e quelli finanziati interamente in proprio. E’ un accorgimento importante perché essendo la ONG un Ente non Profit, non è possibile trarre profitto dall’attività caratteristica, per volontà dei Donor oppure per avere un approccio corretto nell’utilizzo dei fondi raccolti dalle donazioni di privati.

Dal punto di vista contabile ciò si traduce con apposite scritture di fine esercizio, che azzerano il risultato economico dell’area di bilancio, aprendo un Credito verso il Donor per gli oneri sostenuti nella realizzazione dei progetti cofinanziati, credito che sarà poi coperto dai pagamenti ricevuti dal donatore, dall’apporto dei partner oppure con fondi propri dell’ente per la parte non finanziata.

Nel caso dei progetti finanziati in proprio diversamente, al termine dell’esercizio viene contabilizzato un saldo a debito verso i Beneficiari del progetto, per mantenere traccia finanziaria dell’impegno assunto raccogliendo le donazioni.

Per questi motivi ogni rilevazione dei dati contabili è fatta tenendo conto delle seguenti chiavi fondamentali:

1.       Id Progetto, per identificare il collegamento al budget degli oneri

2.       Id Progetto di Competenza, per avere traccia dei movimenti finanziari di ciascun progetto. In una cassa avrò della liquidità, che appartiene a differenti progetti. Ciò è importante soprattutto per i progetti cofinanziati perché utilizzare i fondi per progetti differenti da quello per cui erano stati ricevuto è una distrazione di fondi che può anche avere risvolti penali.

3.       Id della valuta in cui è avvenuta l’operazione

4.       Id Sede di competenza del progetto

5.       Id Sede in cui è avvenuta l’operazione

6.       Id Conto del Piano dei Conti

7.       Id della Budget Line

Grazie ai collegamenti alle tabelle che contengono le altre informazioni necessarie è possibile ottenere per ciascun progetto un Bilancio composto da Rendiconto Finanziario, dal Rendiconto Gestionale e dal Rendiconto per Cassa. Assumendo che l’Ente è il progetto principale a cui sono riferite le operazioni dell’area di attività 4 e 5, il bilancio dell’ente sarà la somma dei bilanci di ciascun progetto.

I Bilanci sono stampati in Euro per Valori Complessivi, per Sede, per Stato nella valuta richiesta dallo Stato, utilizzando tutte le registrazioni riferibili al bilancio in stampa oppure limitatamente ai valori di loco, se la stampa viene fatta per sottoporre il bilancio all’approvazione delle autorità locali.

Rendiconti e piano finanziario

I rendiconti sono preparati con due apposite procedure, una per rendicontare un singolo progetto, altrimenti raggruppando i dati contabili di diversi progetti in un unico rendiconto, è il caso per esempio dei progetti cofinanziati da altri progetti oppure il caso del rendiconto degli oneri riferibili al contributo del 5 x Mille.

Il rendiconto viene redatto attingendo ai dati contabili, che sappiamo essere nella valuta effettivamente utilizzata per le operazioni, e convertendoli nella valuta di rendicontazione richiesta da Donor. I tassi di conversione vengono scaricati da internet ed importati nel DataBase, procedure che valgono per InforEuro, Tassi ufficiali della Banca Centrale e Tassi Pubblicati da UN. E’ altresì possibile adottare un tasso fisso stabilito dal Donor.

Sono disponibili le procedure per la conversione utilizzando InforEuro, Media dell’InforEuro per il periodo oggetto della rendicontazione, il Cambio Medio Ponderato, il Tasso Fi.Fo., i Tassi UN per i progetti Finanziati da UN, ed i tassi fissi per la conversione in Euro oppure in altra valuta.

Il rendiconto è esportato in Excel e contiene diverse tabelle:

·         Budget And Expenditures che contiene il Budget, le variazioni approvate e lo speso, con il residuo non speso

·         Budget and Interims che contiene I valori della tabella precedente, ma mettendo in evidenza i valori di Budget e di speso per ciascun periodo di rendicontazione

·         SAL, Stato Avanzamento Lavori, che riepiloga i valori economici e finanziari, tipicamente Budget, Speso, Speso in Loco, Installments ricevuti, Fondi Inviati in Loco che devono corrispondere ai fondi ricevuti in Loco, Introiti in Loco, rimborsi dal loco alla sede centrale se l’introito avviene in loco e la sede centrale ha anticipato degli oneri, sladi liquidi, debiti e crediti.

·         List Of Expenditures, che è la lista dettagliata raggruppata per Budget Line

·         List Of Expenditures oneri non eleggibili, che è la lista dettagliata raggruppata per Budget Line degli oneri che non possono essere rendicontati

·         Assets di progetto

·         Giornale di Contabilità del progetto

·         Giornale delle operazioni in dare con evidenza in colonne separate dei conti delle contropartite in avere

·         MEP, Monthly Expenditures Plan, ossia la pianificazione mensile delle operazioni per Budget Line, tipologia (Cash, Recupero Oneri di struttura, Valorizzati per apporto di partners) evidenziando il Budget e lo speso mensile. A tale proposito sono state realizzate procedure che consentono di aggiornare rapidamente le informazioni sulla base dello speso reale ed adattando la pianificazione dei mesi successivi. Ovvio come ogni procedura automatica è consigliabile una verifica da parte dei responsabili di progetto.

Nel piano finanziario sono riepilogati i dati su base annuale/mensile, la somma dei progetti consente di avere una pianificazione per sede in cui le operazioni avverranno, distinguendo operazioni cash e non cash e confrontando i Budget con lo speso. Sono anche previsti i pagamenti dei debiti pregressi e la pianificazione delle tranche, ottenendo in tal modo un piano finanziario importante per comprendere lo stato dei progetti e dell’organizzazione nel suo complesso.

Tutti questi report sono esportati in brevissimo tempo, normalmente un minuto, per report più complessi pochissimi minuti, e consentono di fare valutazioni, aggiustamenti e correzioni.

Quando il rendiconto è approvato si mette il Semaforo Rosso, ossia le righe rendicontate non possono più essere modificate, se occorre apportare modifiche si dovranno inserire nuove registrazioni contabili, che saranno identificate facilmente distinguendole da quelle già rendicontate.

L’utilizzo di Excel

Excel è uno strumento ampiamente utilizzato dai cooperanti, con apposite procedure standardizzate abbiamo la possibilità di importare i valori, popolando il DataBase. I budget di progetto e la pianificazione vengono caricati ed aggiornati importando i dati, ad esempio, è inoltre possibile convertire con apposite procedure personalizzate la Prima Nota tenuta in Excel nella Contabilità in Partita Doppia di NPW

Altre procedure consentono di esportare i Bilanci, i flussi di cassa, i dati da condividere., le tabelle da utilizzare per le attività di mailing con i donatori, i dati da inviare all’Agenzia delle Entrate.

NPW 2020 - l'ultima release

Come detto NPW System è nato nel 2002 ed è stato sviluppato con Visual Basic 6, tuttavia la Microsoft lo ha sostituito con nuovi pacchetti di sviluppo, DotNet, che tuttavia non erano compatibili con VB 6.

Attualmente stiamo utilizzando Visual Basic 2019 ed i pacchetti sno per computer a 32 oppure a 64 Bit.

I cambiamenti sono stati numerosi, sia nel funzionamento perchè le tecnologie più recenti sono decisamente più performanti, ma anche nella struttura del software, che è stato ridisegnato per semplificare l'accesso alle funzionalità offerte dal programma.

1) Vantaggi delle nuovo linguaggio di programmazione

La migrazione dal linguaggio di programmazione iniziale, Visual Basic 6, alle versioni più recenti non è stata indolore. Per un lungo periodo è stato necessario mantenere il software scritto con il linguaggio iniziale, contemporaneamente è stato necessario riscrivere completamente il programma cambiando le Griglie di visualizzazione dei dati, i Menù a tendina e buona parte dell'accesso ai DataBase ed agli strumenti esterni, come i files di Excel, Word e di testo.

E' stato un percorso impegnativo, per mantenere allineati le due versioni del programma. Il risultato finale però è stato definito impressionante. Attività, come l'esportazione in Excel dei dati, ora vengono compiute in pochi secondi, massimo pochissimi minuti quando occorre esportare centinaia di migliaia di righe, nella versione originale occorreva molto tempo, anche decine e decine di minuti, se non ore. Questo è un vantaggio notevole, perchè i files di Excel, che sono di uso corrente, diventano parte integrante dell'intero sistema, senza gravare sui tempi del loro utilizzo.

Un ulteriore vantaggio è dato dall'accesso asincrono al DataBase e dalle migliori prestazioni dell'accesso al DataBase di SQL in genere Microsoft SQL hanno sostituito il dati esportati in Microsoft Access, semplificando la trasmissione dei dati ed il tempo di creazione dei files. .

Le griglie che visualizzano i dati sono facilmente esportabili in Excel, è possibile applicare i filtri alle colonne, la gestione dei campi di Flag (Sì oppure No, Aperto oppure Chiuso) avviene con un semplice click.

2) Vantaggi della nuova struttura del software

I pacchetti di NPW 2020 sono stati modificati, riunendo le funzioni del software in due versioni fondamentali ed un numero essenziali di programmi a supporto:

- Npw 2020 per la sede centrale

- Npw Basic 2020 per le sedi locali

- Configura Memoria SQL, che consente di gestire la quantità di memoria utilizzata da SQL sul server, ottimizzando i tempi di risposta

- Npw Admin 2020 che per ora è mantenuto distinto dalle altre funzioni del software e che gestisce le impostazioni di base e le autorizzazioni degli utenti

- Npw Backup che può essere schedulato sul Server e che esegue un Backup dei DataBase caricati, inserendo nel nome del Backup il nome del giorno della settimana, in questo modo si conserva lo storico dell'ultima settimana

Le attività di sincronismo dati sono state modificate ed inserite nel programma sia in sede che in loco. La progettazione del sincronismo dati tra la Sede centrale e le sedi periferiche si basava su funzionalità di SQL che però non sono più disponibili nelle versioni recenti di SQL. Il rischio era quello di perdere il know how, frutto di un anno di programmazione e di test. Questo limite è stato superato, è ora possibile utilizzare qualunque versione recente di Microsoft Sql Server, l'accorgimento necessario è quello di installare su ogni macchina che dispone di DataBases la medesima versione, perchè il movimento dati è fatto utilizzando i files di Backup, anzichè esportando i dati in files di Microsoft Access, come avveniva nel passato.

 La grafica di NPW si basa sui PULSANTI inseriti in appositi Menù. Questa cosa è rimasta, tuttavia il programma è stato ridisegnato, per limitare la necessità di chiudere e riaprire maschere, riducendo il numero di passaggi. Le modifiche più evidenti sono nelle maschere di inserimento contabilità, dove l'accesso alle procedure guidate avviene all'interno della maschera di inserimento dati, le maschere di Rendicontazione e le visualizzazioni, l'anima del programma.

Originariamente le visualizzazioni dei dati utilizzavano circa venti pulsanti, ad ogni pulsante era associata una maschera, ma questo comportava una disponibilità limitata di funzioni. E' stato necessario almeno un anno di progettazione e di test, forse di più, il risultato finale però è stato notevole: da una singola maschera è possibile visualizzare i dati, per totali o nel dettaglio, un insieme di Flag e di Menù a tendina, oltre a dei campi di testo, consentono di applicare i filtri ottenendo in tempo rapido le informazioni utili nel fare i controlli. All'interno della stessa maschera è possibile inoltre Stampare le Cover, a cui attaccare le pezze a supporto, Visualizzare i Dati Solo Hq oppure Solo Loco ed altre utility che rendono questa maschera la parte centrale e fondamentale del Software.

Nella nuova versione è stata implementata la Pianificazione Mensile degli oneri di progetto, essa viene automaticamente confrontata con lo speso reale. Nel caso in cui i periodi contabili siano chiusi, la pianificazione viene aggiornata automaticamente, tenendo conto delle differenti tipologie di transazioni, cash, valorizzate o recupero di oneri di struttura pagati con fondi della ONG.

                                                                                            B-Tan

Innanzitutto perché B-Tan? B sta per Bookkeeping, contabilità, Tan sta per Tanzania. Abbiamo voluto adottare questa sigla per lanciare il messaggio: il software è un software contabile realizzato, mantenuto ed implementato in Tanzania, in collaborazione con l’Università RUCU di Iringa in Tanzania, che mette a disposizione le proprie risorse di sviluppatori.

Nel progettare B-Tan abbiamo considerato il fatto che Npw System è un software complesso, con procedure rigide perché necessarie per organizzare i dati per progetto nell’ambito del settore delle ONG.

Gli Enti del Terzo Settore non hanno la necessità di tale impostazione rigida, tuttavia hanno bisogni che si discostano da quelli delle aziende profit, a causa dell’emanazione delle norme che regolano la struttura del Rendiconto Finanziario, identico a quello delle ONG e del Codice Civile applicato agli enti profit, e la struttura del Rendiconto di Gestione, nonchè la compilazione della relazione di missione, che è in forma rigida e che deve riferirsi in molte parti ai valori contabili.

Software contabili esistono, sono parecchi, ma generalmente è stato adottato il principio che la contabilità viene inserita con i vecchi sistemi, poi quando è il momento di redigere la tabella Oneri e Proventi essa viene rivista ed i dati vengono manipolati per giungere a rispettare la struttura prevista dalla norma.

Noi, forti dell’esperienza con NPW System, abbiamo semplificato il software già esistente ed impostato per rilevare gli oneri ed i proventi. La scelta viene fatta nel momento in cui si creano i progetti. Caricando il DataBase in fase di installazione viene caricato un Piano Dei conti Standardizzato, che può essere modificato in seguito, ma prima che sia iniziato l’inserimento della contabilità, e sono caricati 5 progetti, uno per ciascuna area di attività.

Quando modifichiamo il Piano Dei Conti e chiudiamo la procedura viene assunto che gli oneri ed i proventi siano stabiliti, viene quindi generato un Budget di Proventi ed oneri per ciascun progetto. Quelli caricati sono già sufficienti per rispettare la norma, tuttavia è possibile aggiungere ulteriori progetto per meglio dettagliare le attività.

Dopo aver creato il Budget di progetto è possibile intervenire inserendo i valori su base mensile, per ciascun anno di attività,il Budget sarà immediatamente confrontato con le spese.

Nel software sono state inserite le funzioni indispensabili per una corretta gestione delle informazioni. Il menù di inizio lavoro qui riportato indica qual funzioni siano gestite.

Le anagrafiche di base sono essenzialmente l’elenco di Comuni, Stati, Valute da utilizzare per la gestione della contabilità, nonché l’elenco dei Debitori e Creditori, classificati per tipologia. Abbiamo confermato questa scelta per evitare di ripetere errori fatti da altri sistemi, che impongono di inserirli nel Piano dei Conti, rendendo la tabella mastodontica e di difficile gestione. Inserendo la contabilità, qualora si scelga un conto che prevede l’associazione ad un Debitore/ Creditore sarà obbligatorio scegliere a chi è imputata la registrazione, altrimenti scegliendo un nome automaticamente viene individuato il conto a cui deve essere associato.

Nelle anagrafiche di base rientrano poi il Piano dei Conti, I progetti, i Budget di progetto, I cambi pubblicati Dalla Banca Centrale ed alcune tabelle di collegamento (Sitgen) che devono essere gestite prima di iniziare le attività contabili successive.

La Contabilità e l’iva

Come detto quando è inserita la contabilità, così come le registrazioni IVA, giunto il momenti di scegliere il conto da utilizzare per la registrazione occorre scegliere se si sta inserendo un movimento diverso da oneri e proventi, allora sarà possibile scegliere i conti finanziari ed i conti d’ordine, altrimenti occorre scegliere Oneri o proventi, individuare il progetto e di conseguenza il conto. In questo modo inserendo la contabilità si costruisce la struttura dei valori di bilancio, necessaria per presentare successivamente i rendiconti gestionali, i flussi di cassa e per polare la Relazione di Missione.

Apposite funzioni controllano che i dati siano corretti e quando la registrazione nel suo complesso è completa è possibile salvarla.

Ulteriori procedure consento di verificare la congruenza dei dati e di registrare in modo semplificato le scritture di rilevamento del risultato di esercizio, accantonando il dato nel conto appropriato del Patrimonio Netto, e di registrare le scritture di chiusura e di apertura degli esercizi contabili.

La Visualizzazione dei Dati e le Stampe

Anche in B-Tan la visualizzazione dei dati contabili è fondamentale, perché consente di accedere rapidamente ai valori contabili, effettuando i controlli necessari, apportando le modifiche se necessarie. La maschera, dotata di filtri che consento di fare ricerche mirate, fornisce le informazioni sui saldi e sui dettagli dei movimenti che hanno generato i saldi.

Le stesse informazioni sono stampabili. A tale proposito utilizziamo un File di Microsoft Access, nelle nostre intenzioni realizzeremo le stampe utilizzando i sistemi di reportistica di SQL e di Visual Studio, tuttavia la versione di Visual Studio 2019 attualmente non è completamente affidabile e stabile, utilizzeremo i nuovi sistemi quando avranno raggiunto la necessaria affidabilità

I Bilanci

Le stampe di Bilancio e le esportazioni in Excel sono rapidamente ottenute dalle scritture contabili, secondo la nostra esperienza un bilancio che utilizza 2 milioni di righe contabile è disponibile in meno di un minuto di tempo ed esportato in Excel o stampato in pochi secondi. In pochi minuti sono realizzate le stampe dei Bilanci secondo la Norma per ETS e classificati secondo la Norma fissata dal Codice Civile, nonchè le stampe a supporto ed inoltre sono esportati inexcel tutti i dati per la verifica contabile. I test sono stati fatti creando una contabilità di alcune centinaia di migliaia di rughe contabili.

Sono a disposizioni bilanci nei due formati, quello fissato dalla norma e quello ottenuto dai flussi di cassa, a seconda delle necessità. Un piccola annotazione, il bilancio dei flussi di cassa è semplice e ben esplicativo, le contabilità è inserita con competenza per cassa, ossia quando avviene il pagamento, diversamente se la contabilità è tenuta per competenza il file che si ottiene è comunque utile, ma la lettura è più complessa, perché per arrivare a determinare il risultato di esercizio bisognerà considerare anche le operazioni che non sono derivate da movimenti di cassa o banca.