Come funziona NPW

Per utilizzare il programma di sede occorre installare il DB msde e quindi il programma, importando i dati di base che sono contenuti nel file di Access "CoGeDatiSetup.mdb".

Per la guida nell'installazione potete seguire le istruzioni fornite con il Cd di installazione nel File HelpAdmin.

Dopo che è stato caricato il programma e che sono stati importati i dati di origine potete procedere a svolgere le attività di:

1. Inserire le tabelle di base (Piano dei Conti, Sedi, Valute, Dipendenze, Anagrafica Fornitori, Collaboratori ecc..)

2. Gestire le Linee Finanziarie e gli standards dei Budget Items (alcune vengono fornite con il file di installazione, altre possono essere create.

3. Caricare i progetti ed i Budget Items dei progetti, creando anche la tabella del Budget

4. Gestire i Budget inserendo i valori e le revisioni eventuali

Quando avete completato questi passaggi procedete ad aggiornare le tabelle generali aprendo Npw - Admin. Caricate tutti i valori necessari che sono contenuti nelle tabelle di base per la contabilità, le buste paga, i conti d'ordine, la gestione dei trasferimenti e dei conti necessari per i progetti ed il loco, i conti Clienti, Fornitori, Donor ecc...Per maggiori chiarimenti consultate la Guida di Admin.

Definite inoltre il tipo di gestione che volete per l'inserimento della contabilità e degli scadenziari.

Dopo aver completato la fase di attivazione dei progetti è possibile effettuare:

6. Inserimento delle Ricevute per il personale di Loco e registrazione dei Pagamenti

7. Inserimento degli acquisti da Fornitori e registrazione dei pagamenti

8. Gestione delle operazioni di ricevimento Valuta e di cambio di valuta

9. Determinazione del Tasso di cambio Medio Ponderato, del tasso di cambio Diretto o Importazione e Gestione dei Tassi di Cambio InforEuro

10. Stampa dei rendiconti e stampa dei dati finanziari

11. Invio alla sede dei dati caricati utilizzando le procedure di Synchro

12. caricamento dei dati di aggiornamento ricevuti dalla Sede, sempre utilizzando NPW - Synchro

Per accedere al DB il programma utilizza maschere che contengono e controllano l'immissione dei dati, consentendo di passare rapidamente da una funzione ad un'altra; per spostarsi all'interno del programma abbiamo fatto la scelta di utilizzare i pulsanti (molto simili a quelli che sono utilizzati in internet), perché è più facile ed intuitivo, anzichè ricorrere ai tradizionali menù, come quelli che appaiono in testa ai programmi di Excel (FIle, Modifica ecc..).

Non utilizzate mai il programma di Loco nella sede centrale, perchè vengono caricati alcuni valori particolari, che se gestiti in modo non appropriato nel DataBase centrale potrebbero danneggiare la congruenza delle registrazioni.

Per aggiungere un progetto a quelli già caricati occorre inserirlo, individuando la linea finanziaria da utilizzare per creare il Budget.

1. Visualizzare il Budget Standard delle linee finanziarie che sono già state caricate

2. Individuare quello che meglio rappresenta la struttura del nuovo progetto

3. dopo che è stata individuata la line a finanziaria inserire il progetto

4. Aprire lo standard del Budget da utilizzare per il caricamento del Budget del nuovo progetto

5. Selezionare i conti da utilizzare, modificando o aggiungendo eventualmente nuovi conti

Se non viene individuata una linea di budget adeguata è consigliabile crearne una nuova

· Per prima cosa inserendo la nuova linea finanziaria ed assegnandole una sigla univoca

· Importandone una già esistenzte utilizzando la creazione guidata oppure Inserendo manualmente i Livelli ed il dettaglio dei conti

Le spiegazioni che seguono nella guida vi guidano nei passaggi necessari.

Un'altra caratteristica del sistema realizzato è quella che la contabilità e la gestione dei budget avviene nella valuta effettivamente utilizzata, che di conseguenza viene convertita in una valuta univoca di riferimento (l'Euro per l'Italia), applicando i tassi di cambio con tre metodologie:

1. Tasso di cambio diretto - ogni operazione di cambio valuta determina un tasso di cambio pari al rapporto tra il residuo disponibile al momento dell'operazione sommato algebricamente al totale della nuova operazione ed il loro controvalore in Euro. Il calcolo viene effettuato puntualmente ad ogni operazione di acquisto o di vendita.

2. Tasso di cambio medio ponderato - è generato dalla somma di ogni operazione di acquisto/cessione valuta in un determinato lasso di tempo ed il loro controvalore in Euro. Il calcolo viene effettuato utilizzando i periodi degli interim per definire gli intervalli.

3. Tasso di Cambio InforEuro - Esso viene importato da Internet e viene utilizzato per convertire la contabilità, ma genera sicuramente differenze cambio che possono essere rilevate e contabilizzate automaticamente. Si ricorre a tale sistema quando mancano le informazioni di base o quando viene imposto dai Donors.

Quando inserite la contabilità il programma di loco provvede a convertire in Euro gli importi in valuta, ma per farlo occorre che sia caricata la tabella dell'InforEuro. All'inizio di ogni è necessario pertanto caricare il valore del mese di in corso, come descritto nell'apposita sezione dedicata all'importazione da internet della tabella.

L'inserimento della contabilità viene fatta con una maschera che racchiude tutte le registrazioni inserite da voi e che consente anche le modifiche. La trovate nel menu della contabilità..

Per usare correttamente il programma dovete tenere presente i seguenti accorgimenti:

Se dovete inserire la contabilità di un nuovo progetto è necessario caricarlo nell'elenco dei progetti, creando anche il Budget, come previsto nelle spiegazioni successive.

La creazione di un progetto è veramente semplice e se il Budget fà riferimento ad uno standard già utilizzato per altri progetti è possibile caricarlo in pochi minuti.

Gli invii al loco devono essere imputati ai progetti o, in assenza di riferimenti certi alla ONG. L'inserimento deve essere effettuato nell'effettiva valuta addebitata al conto finanziario e nella descrizione è possibile inserire il controvalore in Euro. L'importo inviato deve corrispondere al controvalore in Euro ricevuto in loco.

Gli incassi dal Donor devono essere registrati utilizzando l'apposita maschera di inserimento, che può essere richiamata dal menù dell'inserimento della contabilità o dal menù della gestione delle valute.

Quando incassate in loco occorre dare un controvalore in Euro alla registrazione, che viene determinato utilizzando il tasso Infor Euro, come suggerito dal programma, oppure un tasso diverso indicato dal Responsabile dell'ONG.

E' importante utilizzare l'apposita maschera, perchè la registrazione è complessa e deve essere bloccata, altrimenti quando applicate i tassi di cambio alla contabilità, i valori in euro vengono modificati.

E' importante utilizzare le apposite maschera, perchè la registrazione è complessa e deve essere bloccata, altrimenti quando applicate i tassi di cambio alla contabilità, i valori in euro vengono modificati.

Il controvalore in Euro è ricavato dal valore della valuta che viene scaricata, per conservare la congruenza dei dati con quelli originari in Euro.

Molto spesso i programmi consentono di stampare un numero inverosimile di pagine, che tuttavia mai nessuno leggerà perché eccedono la capacità di concentrazione. Allora è stato introdotto un accorgimento che consente di effettuare a video le operazioni che generalmente vengono fatte sugli stampati.

Apposite maschere visualizzano i dati, consentendo di inserire o togliere le spunte per verificare la corrispondenza tra i valori inseriti e i documenti cartacei prodotti da terzi (Estratti conti, un insieme di fatture e ricevute ecc..). Nel corso del lavoro di spunta è possibile anche accedere direttamente alle maschere di correzione delle registrazioni, minimizzando i tempi di aggiornamento.

Il risultato che si ottiene è quello di semplificare notevolmente le attività di verifica e di correzione, riducendo i tempi ed inoltre vengono ridotti drasticamente i consumi di materiali come la carta e le cartucce delle stampanti.

I lavori di stampa saranno limitati alle occasioni in cui sarà essenziale riprodurre i dati su supporto cartaceo (nulla vieta di farlo prima, ma sarebbe buona prassi evitarlo).

Un'alternativa alle visualizzazioni è rappresentata dalla possibilità di esportare i dati in Files di Word e di Excel, organizzandoli in molti modi appropriati agli usi più disparati.

Anche questa possibilità rappresenta un'alternativa all'uso della Carta Stampata, ma a differenza delle visualizzazioni i risultati delle vostre modifiche non sono immediati, pertanto per aggiornare il DB dovrete verificare i dati che avete rettificato nei file ottoenuti dall'esportazione ed aggiornare le registrazioni all'interno del DB.

E' un processo molto più macchinoso e rischioso di quello dell'utilizzo delle visualizzazioni. Non è certo che voi riuasciate ad individuare e ricordare tutte le modifiche fatte.

Per NPW decentralizzare significa raccogliere dati in loco e metterli a disposizione della sede centrale che li analizza e li aggiorna. Questo processo presuppone una gerarchia decisionale, per cui è stato scelto di dare prevalenza alle decisioni della sede centrale, ma è anche previsto il caso che si renda necessario un rapporto inverso, per cui anche in questo caso è stata introdotta la massima elasticità, pur sempre a discrezione della sede centrale.

Per la creazione dei file di installazione delle sedi periferiche dovete utilizzare Npw - Advanced che provvede ad esportare in modo appropriato i dati da inviare al loco.

ll nome del file contenente i dati è ottenuto per definizione dalla composizione di "CoGeDati" + Nr della sede + Nome Della Sede + Nr. dell'ONG + Nome della Ong ".mdb". In questo modo si otterrà un file univoco, evitando disguidi nell'installazione.

Esistono due sistemi per stampare i documenti, ma esse vengono inviate direttamente alla stampante.

Se sul pulsante è presente l'icona della stampante, allora il programma apre in anteprima un report di Acces e dopo che avete adeguato i nargini alla stampante ci cui disponete potete inviare la stampa.

Un'altra possibilità e rappresentata dall'esportazione dei dati in Files di excel. E' riconoscibile dal simbolo disegnato sul pulsante.

Excel si è rivelato utile soprattutto quando occorre modificare i dati, per raggrupparli in modo appropriato e per fare confronti, che non sempre sono realizzabili con le vecchie versioni di Access. Al termine dell'esportazione dei darti potrete salvarli opportunamente sul Pc e quindi aprirli per analizzarne il contenuto e/o per stamparli.

Per aggiornare l'impostazione dei margini in modo adeguato consigliamo di utilizzare le impostazioni automatiche di Office, impostando l'impaginazione ad una pagina di larghezza ed un numero elvato di pagine di altezza. In tal modo i formati di stampa si aggiornano rapidamente e solo in rari casi è necessario intervenire per modificarli.

Se utilizzate le apposite procedure è possibile rilevare un numero maggiore di informazioni, che sempre più frequentemente sono richieste dai Donors.

E' possibile per esempio fornire l'elenco dei fornitori con l'indicazione degli importi. Considerate che alcuni Donors richiedono procedure particolare se gli importi superano limiti di spesa ormai veramente irrisori. Poichè non è complicato, anzi tutt'altro, conviene rilevare il codice del fornitore da cui è stato fatto l'acquisto, così il rendiconto diventa molto più semplice.

Nel programma sono inserite delle maschere di visualizzazione dei dati, estremamente utili. Da esse potete spuntare gli estratti conti, verificare l'imputazione dei costi ai progetti, individuare rapidamente quali registrazioni non sono inserite correttamente correttamente ed in fine bloccate temporaneamente i records di contabilità, prevenendo accidentali cancellazioni.