NPW System e B-Tan  - Gli strumenti per Progettare, Pianificare,Rilevare, Controllare, Rendicontare

Il settore del Non Profit è caratterizzato da profonde carenze legislative, per cui difficilmente troverete Norme Cogenti che impongono attività e comportamenti, che invece nell'ambito del profit sono usuali.

Di fatto le norme cogenti sono determinate dai contratti stipulati con i Donors, dagli accordi per ottenere il riconoscimento istituzionale (obblighi indotti, come la tenuta della contabilità per ottenere la certificazione del Bilancio, che in taluni casi è richiesto dai Donors) o da quelle che regolamentano le organizzazioni Non Profit nella loro essenza, ma che non dettano  norme di funzionamento.

Il risultato è che molto spesso si generano situazioni di carenze organizzative tali che le attività di controllo interno non vengono svolte o sono male organizzate.

Tuttavia l'attività di controllo e di monitoraggio del funzionamento dell'ONg  deve essere un obbligo morale di chi utilizza risorse non proprie. Può sembrare una dichiarazione forte, ma molto spesso l'aspettativa di chi dona al Terzo Settore viene disattesa, non per malafede, ma per lacune organizzative.

Controllare significa avere una struttura in grado di prendere coscientemente decisioni, consapevoli delle connessioni con i fattori esterni che condizionano l'operato delle Ong.

I fattori condizionanti sono le capacità personali, le disponibilità finanziarie, i fattori ambientali (Sociali, economici, politici...), ma solo una buona organizzazione riesce a prevedere, a verificare ed a modificare le decisioni già prese, se mutano le condizioni esterne.

Quando avviare l'attività di controllo? Sin dall'inizio. Quando si presenta un progetto o si avvia un sostegno a distanza occorre avere valutato internamente la bontà dell'iniziativa, le capacità di realizzarlo, le difficoltà da affrontarle ed occorre da subito impostare le azioni per affrontare i fattori di rischio.

Quando il progetto viene avviato occorre predisporre gli strumenti adeguati, monitorarlo, verificarne lo stato di avanzamento, introdurre misure correttive per risolvere difficoltà ed imprevisti, sino alla completa realizzazione dello stesso.

Spesso le ONG non avvertono il bisogno di mantenere sotto controllo tutte le attività e non si dotano di strumenti adeguati, ma questo è un errore. Ogni processo interno deve essere regolamentato con procedure, per ottimizzare il funzionamento.

Una buona organizzazione è una fonte di risparmio di risorse.

Organizzare significa impostare le attività con regolamenti interni di funzionamento e con meccanismi di controllo efficaci. Gli strumenti possono essere la modulistica, le procedure in forma scritta, la corretta tenuta della contabilità, la giusta impostazione del Piano dei Conti, le attività di controllo dei risultati, i controlli e l'analisi di Bilancio, l'audit interno, la formazione.

Molti di questi strumenti dipendono dalle caratteristiche dell'ONG, ma sicuramente esse hanno in comune la necessità di tenere una contabilità ordinata, di effettuare costantemente l'attività di audit interno e periodicamente l'analisi del Bilancio.

La contabilità ordinata è l'unico strumento informativo in grado di monitorare costantemente le attività svolte, perché ognuna di essa genera movimenti finanziari, che possono essere utili anche per verificare lo stato di avanzamento dei progetti. 

Si generano cioè processi incrociati di azioni e reazioni che vengono tenuti sotto controllo grazie alla corretta tenuta della contabilità. La contabilità quindi non deve raccontare cosa sarebbe dovuto succedere, ma cosa è successo realmente.

Grazie alla contabilità è possibile fare la conciliazione delle casse e delle banche, che serve per verificare se i saldi reali di cassa e banca dei progetti e delle sedi sono reali. Prima verifica, quello che è stato rilevato è corretto? Se i saldi finanziari sono giusti allora sì, altrimenti qualche cosa è sfuggito al controllo.

La contabilità consente anche di verificare il corretto svolgimento del progetto, confrontando il budget previsto e lo speso, anche nei periodi intermedi, rendendo possibili l'intervento tempestivo per far fronte a inefficienze o ritardi. I rendiconti ottenuti dalla contabilità tenuta correttamente e controllata costantemente saranno sicuramente più semplici, meglio sostenibili e difendibili, più precisi.

Se avete adottato una contabilità ordinaria, allora anche le attività di Audit interno ed esterno saranno più semplici, perché ogni dato richiesto sarà facilmente ottenibile, potete anche abbreviare i tempi per la presentazione dei reports ai Donor, con immediati ritorni economici e finanziari.

La contabilità ordinata, l'audit interno sui progetti, le conciliazioni di cassa e banche, l'analisi dei dati di bilancio consentono di mantenere sotto controllo l'organizzazione nel suo complesso.

Conoscere l'esatta entità dei Debiti, la solidità patrimoniale, la consistenza della liquidità, l'entità dei crediti, l'andamento economico e l'entità dei flussi di cassa permette di avere un quadro esatto dell'organizzazione e di prendere decisioni consapevolmente.

Se è nota la situazione allora è possibile valutare le misure di perfezionamento e gli effetti che esse andranno a generare.

Le ONG dovrebbero essere portate a ragionare in termini di Budget Previsionale ed a Consuntivo, perché gli obblighi imposti dai Donors le spingono ad acquisire la massima padronanza di quegli strumenti, ma troppo spesso tale attività viene svolta perché è necessario rendicontare, non perché se ne avverte la necessità o l'utilità.

Questa è la nostra impostazione e la nostra etica ed ogni attività da noi impostata è regolata da questi principi per noi fondamentali.